Cara Menulis Tanda Tangan Email – Di seluruh dunia, rata-rata lebih dari 300 email dikirim dan diterima setiap hari. Itu 300 peluang untuk memasarkan diri Anda dan bisnis Anda dalam email individual yang Anda kirim.
Banyak orang memperlakukan tanda tangan email mereka seperti renungan, yang merupakan peluang besar yang terlewatkan. Tanda tangan tersebut adalah kesempatan bagi Anda untuk memperjelas siapa Anda, memudahkan orang untuk menghubungi Anda, dan memberi orang tempat untuk mencari tahu lebih banyak — baik tentang Anda, tentang bisnis Anda, atau tentang sesuatu yang Anda sukai. bekerja pada.
Jadi, jika Anda hanya memasukkan nama Anda dan satu atau dua titik informasi kontak di tanda tangan Anda, Anda tidak memanfaatkan sepenuhnya kesempatan untuk terhubung dan terlibat dengan orang yang Anda kirimi email. Jadi apa sebenarnya yang harus ada di tanda tangan Anda?
Apa yang Harus Disertakan dalam Tanda Tangan Email
- Nama pertama dan terakhir
- Info Afiliasi (Seperti Jabatan dan Departemen)
- Informasi Kontak Sekunder
- Ikon Profil Sosial
- Panggilan untuk bertindak
- Link Pemesanan
- Penafian Industri atau Persyaratan Hukum
- Foto atau Logo
- Kata ganti
1. Nama Depan dan Belakang
Sama seperti korespondensi surat siput, nama Anda harus selalu dicantumkan sehingga penerima pesan Anda tahu dari siapa. Ini bermanifestasi dalam tanda tangan email, seringkali sebagai baris pertama teks.
2. Info Afiliasi (Seperti Jabatan dan Departemen)
Mengikuti nama Anda dengan cermat harus menjadi informasi afiliasi Anda. Afiliasi Anda dapat mencakup jabatan Anda, perusahaan atau organisasi Anda, dan/atau bahkan departemen Anda. Nama Anda pada akhirnya harus menjadi daya tariknya sendiri, tentu saja, saat Anda membangun hubungan dengan penerima, tetapi memberikan informasi ini memberikan lebih banyak konteks tentang percakapan dan peran Anda di dalamnya.
Selain itu, berafiliasi dengan organisasi yang lebih besar memberi Anda lebih banyak kredibilitas, terutama jika itu adalah organisasi yang dapat dikenali. Ini membantu Anda mendapatkan perhatian pembaca sehingga mereka menanggapi pesan Anda dengan serius.
3. Informasi Kontak Sekunder
Informasi kontak sekunder juga penting, sehingga penerima tahu cara lain untuk menghubungi Anda. Informasi sekunder mungkin termasuk telepon, faks, atau metode komunikasi lain yang ingin Anda tekankan. Dalam situasi di mana Anda tidak ingin menutup saluran langsung Anda, Anda dapat mengambil kesempatan ini untuk mempromosikan situs web pribadi Anda — cara pasif untuk membuka jalur komunikasi tanpa membanjiri diri Anda dengan penjangkauan jika Anda tidak menginginkannya.
4. Ikon Profil Sosial
Kehadiran media sosial Anda adalah bagian utama dari merek pribadi Anda karena membantu Anda mendapatkan pengikut di ruang Anda dan menunjukkan kepada orang-orang apa yang Anda pedulikan. Anda dapat mengetahui banyak tentang seseorang dengan apa yang mereka posting dan bagaimana mereka menggambarkan diri mereka sendiri.
Itulah mengapa merupakan ide bagus untuk menyertakan tautan ke halaman media sosial Anda di tanda tangan email Anda. Ini tidak hanya memperkuat merek pribadi Anda, tetapi juga membantu orang menemukan cara baru untuk menghubungi dan mengikuti Anda.
Bahkan lebih baik? Ini dapat membantu mengarahkan lalu lintas ke konten online Anda jika Anda memposting tautan ke konten itu di media sosial. Jadi, jika Anda menyertakan ikon sosial di tanda tangan Anda, pastikan Anda selalu memperbarui profil sosial Anda dan penuh dengan konten yang menarik dan relevan. (Dengan kata lain, jika Anda belum menge-tweet dalam enam bulan, Anda mungkin ingin meninggalkan Twitter.)
Mengapa menggunakan ikon media sosial alih-alih hanya tautan teks? Karena ikon lebih mudah dikenali oleh orang yang membaca sekilas tanda tangan Anda — dan ikon tersebut akan menonjol dari teks lainnya di sana. Menurut penelitian dari NeoMam Studios, visual yang ditampilkan dalam warna meningkatkan keinginan seseorang untuk membaca sisa konten sebesar 80%. Itu keuntungan besar. Plus, ikon adalah penghemat ruang yang besar di tempat Anda mungkin mengemas banyak informasi.
Meskipun Anda memiliki kehadiran di banyak situs media sosial, cobalah untuk membatasi jumlah ikon menjadi lima atau enam. Fokus pada akun yang paling penting untuk mengembangkan bisnis Anda atau membangun merek pribadi Anda.
Jika Anda menyertakan banyak ikon media sosial, setidaknya cobalah untuk mengurangi konten lain jika memungkinkan agar desain Anda tidak terlalu sibuk. Lihat contoh di bawah ini, dibuat menggunakan Generator Tanda Tangan Email.
5. Ajakan Bertindak
Salah satu hal paling cerdas yang dapat Anda lakukan dalam tanda tangan email Anda adalah menyertakan ajakan bertindak. CTA tanda tangan email terbaik sederhana, terkini, tidak memaksa, dan sejalan dengan gaya email Anda, membuatnya tampak lebih seperti skrip pasca, dan kurang seperti promosi penjualan. Pilih CTA yang sesuai dengan salah satu tujuan bisnis Anda saat ini, dan perbarui jika tujuan tersebut berubah. Berikut adalah contoh tanda tangan email HubSpotter yang menyertakan CTA untuk Jaringan Podcast HubSpot:
6. Tautan Pemesanan
Jika Anda mendapati diri Anda bolak-balik mengirim email dengan kolega dan klien yang ingin memesan pertemuan dengan Anda, permudah mereka dengan menyertakan tautan untuk memesan kalender Anda langsung di tanda tangan email Anda. Berikut adalah contoh dari Bryan Lowry kami sendiri, di bawah ini.
Ada banyak alat di luar sana yang akan membantu orang membuat janji temu. Bryan dari contoh di atas menggunakan tautan pemesanan pribadi yang dapat dibagikan dari HubSpot. Jika Anda adalah pelanggan HubSpot Sales, Anda dapat membagikan tautan rapat yang dipersonalisasi dengan siapa saja yang ingin Anda pesan rapat dan membiarkan mereka memilih dari waktu yang tersedia. Jika mau, Anda dapat membuatnya sehingga HubSpot CRM secara otomatis membuat catatan kontak baru untuk siapa saja yang memesan rapat jika belum ada.
Jika Anda bukan pelanggan HubSpot, satu alat rapat yang hebat adalah Calendly, yang gratis untuk Basic dan memungkinkan Anda mengintegrasikan kalender Google atau Office 365 Anda. Jika Anda mencari alternatif Calendly, YouCanBook.me adalah alat pemesanan lain dengan harga $7 per kalender per bulan.
7. Penafian Industri atau Persyaratan Hukum
Beberapa industri seperti hukum, keuangan, dan asuransi memiliki pedoman khusus tentang penggunaan email dan etiket untuk melindungi informasi pribadi agar tidak dikirim. Untuk alasan ini, Anda mungkin ingin melihat peraturan apa yang ada di industri Anda dan menyertakan penafian dalam tanda tangan Anda tentang transmisi email. Mail-Signatures menawarkan sejumlah contoh penafian email, termasuk yang ini:
“Isi email ini bersifat rahasia dan ditujukan untuk penerima yang ditentukan dalam pesan saja. Dilarang keras membagikan bagian apa pun dari pesan ini dengan pihak ketiga mana pun, tanpa persetujuan tertulis dari pengirim. Jika Anda menerima pesan ini karena kesalahan , harap balas pesan ini dan ikuti penghapusannya, sehingga kami dapat memastikan kesalahan seperti itu tidak terjadi di masa mendatang.”
8. Foto atau Logo
Gambar adalah pilihan tepat untuk membumbui tanda tangan email Anda. Jika Anda menginginkan sentuhan pribadi sehingga penerima yang belum pernah Anda temui dapat mengaitkan nama Anda dengan wajah Anda, pertimbangkan untuk menggunakan foto profesional di tanda tangan Anda. Atau, Anda dapat menggunakan logo perusahaan untuk menambahkan lebih banyak kesadaran merek ke email.
9. Kata ganti
Meskipun tidak biasa dalam tanda tangan email dan tentu saja tidak diperlukan, menambahkan kata ganti pilihan Anda ke tanda tangan Anda sangat membantu, terutama saat mengirim email kepada orang yang belum pernah Anda temui. Ini juga menghilangkan ambiguitas jika Anda memiliki nama yang dianggap netral gender.
Sekarang setelah Anda mengetahui elemen yang harus Anda sertakan, seperti apa tanda tangan email yang bagus? Berikut adalah beberapa tip untuk membuat tanda tangan yang bermanfaat dan profesional, termasuk beberapa contoh bagus.
Cara Membuat Tanda Tangan Email
- Tekankan nama, afiliasi, dan informasi kontak sekunder Anda.
- Jaga agar warnanya tetap sederhana dan konsisten.
- Gunakan hierarki desain.
- Buat tautan dapat dilacak.
- Gunakan pembatas ruang.
- Sertakan awalan internasional di nomor kontak Anda.
- Jadikan desain Anda mobile-friendly.
- Gunakan generator tanda tangan email.
- Periksa tanda tangan email baru Anda untuk kualitas.
1. Tekankan nama, afiliasi, dan informasi kontak sekunder Anda.
Seperti yang Anda duga, nama Anda didahulukan. Namun, mengikuti nama Anda dengan cermat harus menjadi afiliasi Anda dan di mana lagi orang dapat menghubungi Anda.
Afiliasi Anda bisa berarti jabatan Anda, perusahaan Anda, sekolah Anda, atau organisasi serupa yang Anda anggap penting bagi penerima Anda. Nama Anda pada akhirnya harus menjadi daya tariknya sendiri, tentu saja, tetapi menggunakan nama merek yang lebih populer — dan bahkan logonya — memastikan Anda mendapatkan perhatian pembaca dan mereka menanggapi pesan Anda dengan serius.
Informasi kontak sekunder juga penting. Anda mungkin tidak ingin mendukung nomor telepon pribadi Anda, tetapi Anda dapat mengambil kesempatan ini untuk mempromosikan situs web pribadi Anda — cara pasif untuk membuka jalur komunikasi tanpa membanjiri diri Anda dengan jangkauan yang tidak Anda inginkan.
Berikut adalah contoh tanda tangan email yang menyentuh ketiga hal yang dijelaskan di atas dengan baik. Nama depan dan belakang Kevin disertai dengan afiliasinya dengan University of Connecticut. Dia juga mempromosikan situs pribadinya sehingga penerimanya memiliki outlet lain untuk melihat karyanya dan menghubunginya untuk informasi lebih lanjut.
2. Jaga agar warnanya tetap sederhana dan konsisten.
Pencitraan merek paling efektif jika konsisten — dan itu termasuk tanda tangan email Anda. Menambahkan warna ke tanda tangan email Anda adalah sentuhan yang bagus yang akan membuatnya menonjol dari email Anda yang lain. Tetapi jika Anda memilih untuk menggunakan warna, pastikan untuk tetap menggunakan satu atau dua selain teks gelap.
Gunakan sorotan halus untuk mencocokkan logo atau merek Anda, seperti yang dilakukan Brittany Hodak dalam tanda tangan emailnya, di bawah ini. Perhatikan bagaimana ikon media sosialnya memiliki warna biru yang sama dengan logo ZinePak.
3. Gunakan hierarki desain.
Desain yang baik adalah tentang menyajikan informasi Anda dengan cara yang mudah dicerna. Karena tanda tangan email Anda kemungkinan lebih merupakan daftar informasi daripada cerita yang menarik, Anda akan ingin menggunakan hierarki untuk mengarahkan mata pembaca ke apa yang harus mereka baca terlebih dahulu.
Skalakan nama Anda ke font yang lebih besar sehingga paling menarik perhatian, seperti yang Anda lakukan pada resume. Kemudian, pilih dan pilih informasi untuk dicetak tebal dan diwarnai berdasarkan kepentingannya sehingga Anda dapat membantu mengarahkan pandangan orang secara logis melalui desain.
4. Buat tautan dapat dilacak.
Jadi, Anda memasukkan beberapa tautan di tanda tangan email Anda, termasuk CTA dan ikon media sosial Anda. Tetapi apakah ada yang benar-benar mengkliknya?
Untuk mengetahui apakah tautan di tanda tangan Anda benar-benar menarik klik dan memberi dampak, Anda harus membuat tautan tersebut dapat dilacak — sama seperti tautan lain di email Anda.
Ikuti petunjuk ini untuk membuat tautan pelacakan dengan mudah yang membantu Anda mengaitkan lalu lintas ke situs web Anda dengan tanda tangan email Anda. Dari waktu ke waktu, Anda dapat mengubah format tanda tangan Anda atau kata-kata di dalam tanda tangan Anda untuk melihat apa yang mendorong klik paling banyak.
5. Gunakan pembatas ruang.
Meskipun Anda tidak pernah ingin mengemas tanda tangan email Anda untuk terlalu banyak informasi, ada cara untuk memasukkan banyak teks ke dalam area yang ringkas seperti ini tanpa mengorbankan desain.
Ini berguna untuk memecah berbagai jenis informasi, seperti nama dan informasi kontak Anda, logo Anda, ajakan bertindak apa pun yang Anda miliki, atau bahkan penafian.
Menggunakan pembagi ruang dalam desain Anda, seperti pada contoh di bawah, adalah salah satu cara yang bagus untuk melakukan ini. Anda juga dapat menggunakan pembagi mesin terbang, yang merupakan simbol batang vertikal (mis., |.)
6. Sertakan awalan internasional di nomor kontak Anda.
Jika Anda bekerja dengan orang-orang di seluruh dunia, jangan lupa awalan untuk kode negara Anda saat Anda mencantumkan nomor telepon kontak Anda. Banyak orang mengabaikan hal ini jika mereka tidak terbiasa memanggil prefiks internasional sendiri, tetapi sangat membantu bagi kolega dan klien internasional Anda untuk memilikinya di sana. Berikut daftar kode negara jika Anda tidak tahu kode negara Anda.
Berikut adalah contoh dari Kit Smith, mantan Brandwatch, sebuah perusahaan yang memiliki kantor di Amerika Serikat dan Eropa dan bekerja dengan klien internasional. Menyertakan kode negara A.S. memudahkan orang-orang di negara lain untuk menghubunginya melalui telepon.
7. Jadikan desain Anda mobile-friendly.
Menurut Truelist, lebih dari sepertiga profesional membuka email di ponsel mereka sehingga menjadikannya metode komunikasi utama untuk urusan bisnis dan profesional.
Semakin banyak orang yang membaca email di perangkat seluler, semakin Anda ingin membuat pengguna seluler selalu diingat saat Anda menulis email — termasuk tanda tangan email Anda.
Salah satu cara utama untuk membuat tanda tangan email Anda ramah seluler adalah dengan membuat desain tanda tangan Anda mudah dibaca dan dapat diklik oleh pengguna seluler. Di sinilah skala menjadi sangat penting. Pastikan teks Anda cukup besar untuk dibaca di layar seluler kecil, dan tautan serta tombol Anda cukup besar — dan cukup spasi — agar orang dapat mengetuk dengan jari mereka.
Lihat contoh di bawah ini, dan perhatikan berapa banyak ruang yang ada di antara berbagai elemen yang dapat diklik seperti ikon media sosial. Ini bagus untuk mengetuk dengan jari Anda di layar ponsel sehingga pengguna tidak secara tidak sengaja mengetuk ikon Facebook saat mereka bermaksud membuka Twitter.
8. Gunakan generator tanda tangan email.
Jika Anda sudah mencoba semua langkah ini dan Anda masih tidak puas dengan hasil tanda tangan email Anda, jangan khawatir. Sign-off digital ini bisa sulit untuk menjadi sempurna. Cobalah generator tanda tangan email gratis untuk melakukan pekerjaan berat untuk Anda.
Daripada memilih sendiri warna, font, dan tata letak, generator ini memberi Anda beberapa kombinasi untuk dipilih. Cukup tambahkan informasi, foto, dan tautan Anda. Kemudian pilih warna Anda. Setelah Anda puas dengan tanda tangan email Anda, Anda dapat langsung menambahkannya ke akun email Anda.
9. Periksa tanda tangan email baru Anda untuk kualitas.
Terakhir, seperti bagian email mana pun, pastikan tanda tangan Anda terlihat sebagus yang Anda kira dengan mengujinya dengan berbagai klien email. Microsoft Outlook tidak mengenali gambar latar belakang, misalnya, jadi hindari menggunakannya. Klien email lain tidak memuat gambar secara default sama sekali.
Baca Juga: Jasa Pembuatan Website Company Profile Gresik
Tanda Tangan Email Profesional Terbaik
Tanda tangan email profesional terbaik akan sesuai dengan siapa Anda baik di dalam maupun di luar tempat kerja. Setelah Anda memasukkan informasi kontak dasar, sisa tanda tangan email Anda adalah kanvas kosong bagi Anda untuk berbagi sedikit kepribadian dengan setiap email profesional yang Anda kirim.
Berbekal praktik terbaik tanda tangan email ini, Anda dapat membuat tanda tangan Anda sendiri yang selaras dengan merek Anda dan memberi email Anda sedikit tambahan.
