Cara Menulis Surat Penolakan – Tidak pernah mudah memberi tahu seseorang bahwa mereka tidak mendapatkan pekerjaan itu.
Hal ini sering menyebabkan email umum, atau lebih buruk, keheningan total – di situlah templat surat penolakan bisa berguna.
Meskipun tidak pernah menyenangkan untuk melakukannya, ada cara yang baik namun profesional untuk menolak pelamar yang mempertahankan merek perusahaan Anda.
Cara Menulis Surat Penolakan
Anda mungkin tidak berpikir dua kali tentang surat penolakan setelah Anda mengirimkannya. Tapi sebenarnya, surat penolakan Anda adalah cerminan dari perusahaan Anda. Jika ditulis dengan buruk, itu meninggalkan kesan negatif terhadap perusahaan Anda yang dapat dengan mudah menyebar ke kandidat lain.
Inilah sebabnya mengapa menulis surat penolakan yang bijaksana adalah kuncinya. Ini memungkinkan Anda untuk menjaga hubungan yang baik dengan pelamar, bahkan jika mereka tidak cocok untuk peran tertentu. Siapa tahu, Anda mungkin ingin melingkari mereka kembali jika posisi lain terbuka.
Ketika itu muncul, Anda ingin seorang kandidat bersemangat tentang prospek bekerja dengan Anda – dan bagaimana Anda berkomunikasi memainkan peran penting dalam hal ini.
Sangat penting Anda tetap positif dengan bahasa Anda dan fokus pada bahasa dari deskripsi pekerjaan itu sendiri.
Selain itu, ingatlah bahwa surat penolakan adalah kesempatan luar biasa bagi kandidat untuk menerima umpan balik positif dan belajar bagaimana menjadi lebih baik di masa depan. Pertimbangkan bagaimana Anda dapat memasukkan umpan balik yang spesifik dan berharga.
Surat penolakan dapat dibagi menjadi tiga bagian:
Paragraf Satu
Paragraf pertama Anda harus benar-benar dipersonalisasi dan menyertakan nama pelamar dan posisi yang mereka lamar. Selanjutnya, ucapkan terima kasih kepada kandidat atas minatnya pada perusahaan Anda dan atas waktu yang diberikan untuk wawancara.
Terakhir, penting bagi Anda untuk memberi tahu kandidat dalam paragraf pertama bahwa Anda telah memutuskan untuk maju dengan kandidat lain.
Anda dapat mengecewakan mereka dengan memasukkan pujian dalam penolakan, seperti “Meskipun kualifikasi Anda cukup mengesankan…”
Paragraf Kedua (Opsional)
Paragraf kedua adalah di mana personalisasi benar-benar masuk. Apa yang Anda tulis akan tergantung pada pengalaman Anda dengan kandidat dan seberapa jauh proses yang mereka dapatkan.
Misalnya, jika Anda menolak seorang kandidat setelah putaran pertama, Anda dapat membuat bagian ini singkat dan melompat ke paragraf tiga. Namun, untuk kandidat yang mencapai babak final, Anda mungkin ingin memberikan lebih banyak konteks tentang alasan penolakan tersebut.
Kandidat meluangkan waktu untuk mempersiapkan proses wawancara Anda, jadi jika Anda terkesan oleh mereka selama wawancara, akan membuat perbedaan besar untuk memberi tahu mereka.
Cukup sertakan satu kekuatan mereka yang Anda ingat dari proses wawancara, seperti “Tim kami sangat terkesan dengan keterampilan menulis Anda.”
Untuk benar-benar menambah nilai, Anda juga ingin memasukkan umpan balik yang membangun untuk membantu kandidat Anda mengidentifikasi area perbaikan. Buat catatan terperinci selama wawancara (atau minta manajer perekrutan untuk melakukannya) dan ketika Anda menolak pelamar Anda, berikan satu atau dua bidang perbaikan.
Fokus pada satu aspek deskripsi pekerjaan yang menurut Anda tidak cocok dengan kandidat.
Katakanlah peran tersebut membutuhkan keahlian dalam analisis data, tetapi pelamar tidak kuat di bidang ini. Anda mungkin berkata, “Saat ini, kami sedang mencari kandidat dengan pemahaman yang lebih mendalam tentang analisis data…”
Jika Anda terkesan oleh kandidat dan benar-benar merasa mereka akan cocok untuk perusahaan Anda di masa depan, biarkan pintu terbuka dengan memberi tahu mereka bahwa Anda akan memasukkannya ke dalam basis data kontak Anda dan mempertimbangkannya kembali di masa mendatang.
Selain itu, jika itu adalah keputusan yang sulit, beri tahu kandidat Anda – ini dapat membantu melunakkan pukulan.
Paragraf Tiga
Akhiri dengan berharap kandidat beruntung dalam pencarian pekerjaan mereka, dan sekali lagi berterima kasih kepada pelamar karena mempertimbangkan perusahaan Anda.
Surat Penolakan Standar
Sayang [Name],
Terima kasih telah mewawancarai [position] pada [date of interview] dan meluangkan waktu untuk belajar tentang perusahaan kami. Setelah mempertimbangkan dengan cermat, kami telah memilih kandidat lain untuk posisi tersebut.
Kami berharap Anda akan mengingat kami saat kami mengiklankan peran di masa mendatang dan mendorong Anda untuk melamar lagi.
Kami berharap Anda beruntung dalam pencarian pekerjaan Anda dan terima kasih atas minat Anda pada perusahaan kami.
Sungguh-sungguh,
[Name]
Surat Penolakan Umpan Balik
Sayang [Name],
Terima kasih telah mewawancarai [position] pada [date of interview]. Itu adalah keputusan yang sangat sulit tetapi kami telah memilih kandidat lain untuk posisi itu.
Tim kami sangat terkesan dengan Anda [skills]tapi kami merasa Anda kurang pengalaman dalam [skill/experience]. Kami akan merekomendasikan [taking a course/obtaining a certificate/gaining project experience] meningkatkan.
Kami ingin tetap berhubungan dengan Anda untuk peluang masa depan yang mungkin cocok. Harap beri tahu kami jika Anda tertarik untuk tetap berada di kumpulan bakat kami.
Sekali lagi terima kasih telah meluangkan waktu untuk melamar dan datang untuk bertemu dengan tim. Kami berharap Anda beruntung dalam pencarian pekerjaan Anda dan terima kasih atas minat Anda pada perusahaan kami.
Sungguh-sungguh,
[Name]
Surat Penolakan Pengalihan
Sayang [Name],
Terima kasih telah mewawancarai [position] pada [date of interview]. Setelah mempertimbangkan dengan cermat, kami telah memutuskan untuk maju dengan kandidat lain.
Tim kami sangat terkesan dengan Anda [skills]tapi kami merasa Anda kurang pengalaman dalam [skill]. Namun, kami yakin keahlian Anda akan lebih selaras dengan [position] dan akan senang untuk mempertimbangkan Anda untuk itu.
Beri tahu kami jika Anda tertarik untuk membahasnya lebih lanjut.
Sekali lagi kami ingin mengucapkan terima kasih atas waktu Anda dan berharap yang terbaik untuk usaha Anda di masa depan.
Sungguh-sungguh,
[Name]
Surat Penolakan Singkat
Sayang [Name],
Terima kasih telah mewawancarai [position] pada [date of interview]. Setelah mempertimbangkan dengan cermat, kami telah memutuskan untuk maju dengan kandidat lain.
Kami berterima kasih atas minat Anda pada perusahaan dan kami berharap Anda beruntung dalam pencarian pekerjaan Anda.
Sungguh-sungguh,
[Name]
Memberi tahu seorang kandidat bahwa mereka telah ditolak tidak pernah mudah. Dengan menulis surat yang bijaksana sesuai dengan situasi, Anda membiarkan pintu terbuka untuk kolaborasi di masa depan dan meninggalkan kesan positif tentang perusahaan Anda.
