Cara Membuat Kalender Editorial – Apakah Anda mengelola ribuan posting blog atau beberapa lusin artikel, Anda tahu bahwa sangat penting untuk memiliki kalender editorial untuk melacak semuanya.
Kabar baiknya adalah, ada banyak alat kalender hebat di luar sana yang dapat Anda pilih. Bahkan, bagi Anda yang merupakan pelanggan HubSpot, ada kalender pemasaran yang dibangun langsung ke dalam perangkat lunak HubSpot.
Tetapi salah satu opsi kalender editorial terbaik adalah Kalender Google. Ini mencakup fitur seperti penjadwalan berulang, sinkronisasi, dan visibilitas yang dapat disesuaikan sehingga Anda dapat berkolaborasi secara efektif dengan tim Anda. Yang terbaik dari semuanya, aplikasi ini sepenuhnya gratis untuk digunakan.
Penasaran belum? Berikut cara mengatur kalender editorial Anda menggunakan Google Kalender.
Cara Membuat Kalender Editorial (di Google Calendar)
- Unduh templat kalender editorial gratis HubSpot.
- Sesuaikan template Anda dan bersiaplah untuk diimpor ke Google Kalender.
- Buka Google Kalender.
- Gunakan menu tarik-turun sebelah kiri untuk membuat kalender baru.
- Isi rincian kalender baru Anda.
- Impor file XLS atau CSV Anda dari menu tarik-turun yang sama.
- Pilih kalender yang akan ditambahkan file ini.
- Klik impor.
- Tentukan jadwal penerbitan Anda.
- Siapkan acara berulang.
- Isi slot penerbitan Anda.
- Bagikan kalender editorial Anda dengan orang lain.
Langkah 1. Unduh templat kalender editorial gratis HubSpot.
Hal pertama yang pertama: Unduh template kalender di atas (gratis.) Dengan melakukan ini, Anda akan memiliki tiga template kalender editorial di komputer untuk digunakan di waktu luang: satu untuk Google Kalender, satu untuk Excel, dan satu untuk Google Lembar. Dalam posting blog ini, kita akan membahas cara mengimpor template Excel ke Google Kalender.
Langkah 2. Sesuaikan template Anda dan siapkan untuk diimpor ke Google Kalender.
Tanggal publikasi pada template yang Anda unduh akan dicap untuk tahun sebelumnya.
Jangan ragu untuk mengubahnya ke tahun saat ini di spreadsheet itu sendiri — Anda juga dapat menyeretnya ke tanggal yang Anda pilih setelah mengunggah file ke Google Kalender.
Google Kalender memudahkan memuat kalender yang mungkin telah Anda buat sebelumnya di program lain ke Google. Ini termasuk Microsoft Excel. Selanjutnya kami akan menunjukkan cara mengimpor template kalender Excel yang Anda unduh pada langkah sebelumnya ke Google Kalender.
Langkah 3. Buka Kalender Google.
Setelah Anda mengunduh (atau membuat) kalender yang terbuka di Microsoft Excel, saatnya membuka Google Kalender. Pastikan Anda sudah masuk ke akun Gmail yang Anda inginkan untuk diberikan akses oleh kalender ini.
Langkah 4. Gunakan menu tarik-turun di sebelah kiri untuk membuat kalender baru.
Selanjutnya, atur Kalender Google Anda untuk mengakomodasi informasi dalam spreadsheet Excel Anda. Untuk melakukan ini, masuk ke Kalender Google Anda dan klik tanda plus di sebelah kanan “Kalender Lainnya,” seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar di bawah. Kemudian, di menu tarik-turun yang muncul, pilih “Buat kalender baru”.
Langkah 5. Isi rincian kalender baru Anda.
Isi kolom yang muncul di layar berikutnya. Ini termasuk deskripsi singkat tentang kalender Anda, seperti yang ditunjukkan di bawah ini, untuk memberikan konteks yang tepat kepada orang-orang saat Anda mengundang mereka ke kalender ini. Setelah selesai mengisi detailnya, klik “Buat kalender”.
Langkah 6. Impor file XLS atau CSV Anda dari menu tarik-turun yang sama.
Menggunakan menu tarik-turun yang sama dengan yang Anda gunakan untuk membuat kalender editorial, Anda sekarang akan mengimpor file Excel itu sendiri ke Google Kalender. Klik tanda plus itu dan pilih “Impor.”
Klik kotak unggah yang bertuliskan “Pilih file dari komputer Anda,” dan cari file yang berjudul “Kalender Editorial Blog – Excel” yang disertakan dalam file ZIP yang Anda unduh pada Langkah 1 di atas.
Langkah 7. Pilih kalender untuk menambahkan file ini.
Di kotak kedua di bawah file yang diimpor, klik tarik-turun “Tambahkan ke kalender”. Pastikan untuk memilih nama kalender yang baru saja Anda buat dari menu tarik-turun, seperti yang ditunjukkan di bawah ini. Kemudian, klik “Impor.”
Langkah 8. Klik Impor.
Setelah Anda mengunggah file Excel dan memilih kalender tempat Anda ingin menambahkan file ini, klik “Impor.” Anda akan melihat kotak dialog Impor kalender yang memberi tahu Anda bahwa tujuh acara berhasil diimpor. Klik “Tutup”.
Anda sekarang dapat mengubah tanggal tujuh tugas pertama dalam dokumen Excel asli jika Anda belum melakukannya. Navigasikan ke awal kalender Anda. Pastikan semua kalender Anda yang lain untuk sementara disembunyikan dengan mengklik kotak berwarna di sebelah kiri nama kalender.
Misalnya, pada minggu tanggal 3 Januari, Anda seharusnya hanya melihat satu acara kalender “Blog TBD” setiap hari dari pukul 10 pagi hingga 11 pagi.
Gunakan jendela edit setiap tugas untuk mengubah tanggal publikasi. Jadi, misalnya, jika Anda puas dengan waktu publikasi pukul 10 pagi, Anda cukup mengubah tanggalnya. Setiap tugas kemudian akan muncul sebagai blok acara di tampilan kalender bulanan Anda.
Langkah 9. Tentukan jadwal penerbitan Anda.
Sekarang setelah kalender Anda dibuat, saatnya untuk mengisinya dengan tugas untuk tahun ini. Ini adalah saat Anda harus membuat beberapa keputusan tentang jadwal penerbitan blog Anda.
Sementara file Excel yang Anda impor akun untuk satu posting blog per hari, ini tidak berarti Anda perlu mempublikasikan tujuh hari seminggu. Anda dapat memilih untuk menerbitkan setiap hari Senin, Rabu, dan Jumat. Atau mungkin Anda berencana untuk memposting hanya pada hari Kamis. Ingat, kunci sukses blogging adalah kualitas daripada kuantitas.
Jangan terlalu berkomitmen pada jadwal blogging jika kualitas konten Anda akan terpukul. Seberapa sering perusahaan Anda harus membuat blog akan bervariasi tergantung pada tujuan dan sumber daya bisnis Anda.
Jika Anda memutuskan untuk mengurangi jumlah hari yang ingin Anda terbitkan, klik acara kalender hari itu dan pilih “Hapus.”
Bahkan jika Anda ingin menerbitkan beberapa kali sehari, memperbarui kalender ini semudah menambahkan acara. Pilih slot di kalender Anda untuk menambahkan acara “Blog TBD” lainnya dan salin deskripsi default dari acara lain yang Anda impor.
Selanjutnya, saatnya untuk beberapa penyesuaian kecil. Saat ini, acara “Blog TBD” ditetapkan pada pukul 10 pagi. Jangan ragu untuk memindahkan acara ini ke waktu mana pun blog Anda menerbitkan konten di siang hari.
Langkah 10. Siapkan acara berulang.
Sekarang setelah tanggal dan waktu publikasi Anda disetel, Anda dapat membuat acara rutin ini di kalender Anda.
Jika Anda memiliki jadwal penerbitan reguler, misalnya setiap Senin, Rabu, dan Jumat pada pukul 10:00, Anda dapat memasukkannya sebagai “slot” berulang di kalender Anda. Tidak apa-apa jika Anda belum memiliki konten yang lengkap — atau bahkan judul yang berfungsi — untuk diletakkan di sana. Ini hanya pengingat bahwa Anda ingin menerbitkan sesuatu hari itu.
Untuk menambahkan slot berulang Anda, klik acara “Blog TBD” pertama Anda dan klik ikon pensil untuk mengedit acara Anda. Ini akan membawa Anda ke detail posting, di mana Anda dapat membuat jadwal berulang khusus untuk setiap tugas, seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar di bawah.
Anda dapat mengatur kiriman tersebut sebagai kiriman berulang, sehingga secara otomatis muncul setiap hari Senin, Rabu, dan Jumat pada pukul 10:00 (atau hari dan waktu apa pun yang Anda inginkan).
Setelah Anda memilih hari yang berulang, tekan “Selesai” dan “Simpan”, dan Anda akan memiliki kerangka kerja kalender editorial untuk digunakan.
Untuk saat ini, pertahankan judul acara sebagai “Blog TBD”, tetapi jangan ragu untuk menyesuaikan deskripsi dengan detail tambahan apa pun yang Anda ingin pastikan Anda sertakan untuk setiap posting. Tunggu untuk mengundang tamu mana pun, karena kami akan menggunakan ini untuk menetapkan posting ke penulis setelah Anda mulai mengisi topik Anda. Dengan semuanya lengkap, klik “Simpan.”
Jika Anda tidak memiliki jadwal berulang seperti ini, Anda mungkin belum memerlukan kalender editorial — tetapi ini adalah cara terbaik untuk menetapkan tujuan untuk diri Anda sendiri. Misalnya, jika Anda tahu Anda ingin menerbitkan sejumlah posting tertentu setiap minggu, bahkan jika Anda tidak mencapai setiap slot, itu adalah pengingat yang baik untuk diri sendiri dan tim Anda bahwa ini adalah sesuatu yang harus Anda perjuangkan.
Langkah 11. Isi slot penerbitan Anda.
Sekarang setelah Anda mengetahui semua slot yang ingin Anda isi, Anda harus benar-benar mengisinya. (Jika Anda belum memiliki ide topik, lihat generator ide topik gratis ini. Ini akan memberi Anda beberapa ide bagus untuk konten yang akan dimasukkan ke dalam kalender.)
Katakanlah salah satu postingan yang ingin kamu tulis adalah “10 Fakta Mengejutkan Tentang Tapir”, dan salah satu postingan yang sudah kamu tulis dan ingin kamu publikasikan nanti adalah “Kamu Pikir Punya Tapir? Baca Ini Dulu .” Cukup tambahkan keduanya ke kalender dengan mengeklik “Posting – TBD” pada tanggal yang benar, pilih “Edit Acara”, lalu ubah teks “Posting – TBD” menjadi judul postingan yang sebenarnya.
Sekarang, katakanlah Anda tidak ingin menulis “10 Fakta Mengejutkan Tentang Tapir”, dan Anda ingin rekan Anda yang menulisnya. Untuk menetapkan posting sebagai penulis, Anda akan mengundang mereka ke acara tersebut sebagai tamu. Untuk melakukan ini, klik acara, tekan “Edit Acara”, lalu undang kolega tersebut ke pos dengan mengetikkan nama atau alamat email mereka ke dalam kotak “Tambahkan tamu”, pilih “Tambah” saat nama mereka muncul dan tekan “Simpan ” pada acara setelah Anda selesai.
Sekarang, siapa pun dapat melihat siapa yang bertanggung jawab untuk menulis posting yang naik dalam slot waktu itu.
Anda dapat melangkah lebih jauh dengan menambahkan detail ke kotak “Deskripsi” acara, seperti yang ditunjukkan pada kotak besar pada tangkapan layar di atas. Anda dapat menyertakan sinopsis singkat, kata kunci yang Anda rencanakan untuk ditargetkan pada postingan, audiens target yang ingin Anda jangkau, dan penawaran atau CTA yang akan Anda arahkan kepada pembaca di akhir postingan. Jangan lupa untuk menambahkan tanggal jatuh tempo draf.
Sebelum Google Kalender memungkinkan Anda menyimpan acara, Anda akan melihat kotak dialog yang menanyakan apakah Anda ingin mengubah acara ini saja atau semua acara dalam rangkaian. Pilih “Hanya acara ini”.
Ulangi langkah-langkah ini untuk menetapkan setiap topik blog hari ini dan di masa mendatang.
Langkah 12. Bagikan kalender editorial Anda dengan orang lain.
Sekarang setelah Anda menyiapkan kalender, Anda dapat mengundang orang untuk melihatnya. Saya sarankan Anda mulai dengan tim langsung dan kontributor reguler Anda — serta siapa saja yang secara teratur bertanya tentang penerbitan konten di blog perusahaan Anda.
Untuk berbagi kalender editorial ini dengan orang-orang, cukup temukan kalender editorial Anda di bawah “Kalender Saya”, seperti yang ditunjukkan di bawah ini. Klik tiga titik di sebelah nama kalender dan pilih “Pengaturan dan berbagi” ketika muncul di menu tarik-turun. Anda akan dibawa ke layar yang sama saat pertama kali mengisi rincian kalender editorial Anda di Langkah 2.
Kemudian, Anda dapat menambahkan nama orang yang ingin Anda ajak berbagi kalender dan mengatur tingkat izin yang tepat untuk setiap orang yang diundang.
Adalah bijaksana untuk menjaga mereka yang memiliki pengaturan izin untuk mengelola perubahan dan berbagi seminimal mungkin sehingga tidak ada terlalu banyak juru masak di dapur — tetapi saya sarankan Anda membiarkan semua orang melihat semua detail acara, jadi jelas konten apa yang sedang naik setiap slot.
Di bawah judul “Bagikan dengan orang tertentu”, masukkan alamat email orang-orang di tim konten Anda dan putuskan apakah mereka memiliki hak istimewa untuk melihat, mengedit, atau admin. Simpan pengaturan Anda yang diperbarui.
Mengapa Menggunakan Kalender Google sebagai Kalender Editorial Bekerja
Google Kalender memiliki fitur luar biasa yang akan membantu Anda mengelola kalender editorial Anda. Sebagai permulaan, jika Anda menggunakan Gmail untuk email perusahaan Anda, semua orang yang bekerja dengan Anda akan berada di Gmail (dan kalender mereka, khususnya) sepanjang hari.
Akibatnya, tidak akan sulit bagi orang untuk membentuk kebiasaan memeriksa kalender editorial karena tidak akan sulit bagi mereka untuk menemukannya.
Google Kalender juga membuat segalanya menjadi sangat mudah untuk dipindahkan dan dijadwalkan karena, yah, ini sudah menjadi kalender. Ini memiliki semua fungsi yang Anda butuhkan untuk menjadwalkan hal-hal dan memberi tahu orang-orang yang perlu mengetahuinya.
Oleh karena itu, memungkinkan orang untuk melihat kalender Anda itu sederhana, memudahkan banyak tim untuk berkolaborasi, melihat apa yang sedang dipublikasikan, dan mencari tahu kapan mereka akan meluncurkan konten dan kampanye.
Akhirnya, ini menjadi preseden bagi tim lain untuk berkoordinasi dengan tim Anda secara langsung. Anda dapat memiliki kalender untuk kampanye mendatang, penawaran, dorongan media sosial, peluncuran produk — sebut saja. Dan Anda semua dapat berbagi kalender tersebut untuk tampilan layar tunggal dari semua yang terjadi sehingga Anda dapat berkoordinasi dengan lebih mudah.
Apakah ada solusi lain untuk memelihara kalender editorial? Tentu saja. Tetapi jika Anda mencari produk minimum yang layak, gratis, tidak terlalu lusuh, maka Google Kalender adalah untuk Anda.
